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A LEI 13.876 de 20/09/2019 altera a CLT e edita novas regras para acordos trabalhistas

A LEI 13.876 de 20/09/2019 altera a CLT e edita novas regras para acordos trabalhistas




A LEI 13.876 de 20/09/2019 altera a CLT e edita novas regras para acordos trabalhistas



Ao firmarem acordos judiciais ou extrajudiciais com trabalhadores, a empresa deve ficar atenta a nova legislação, que tem impacto nos valores envolvidos.
Com a entrada em vigor da Lei nº 13.876, os acordos não podem apenas discriminar valores como indenizatórios, caso existam verbas de natureza remuneratória - como férias, 13º salário e horas extras.

Antes da edição desta lei, as partes podiam determinar como discriminariam os valores acertados.
A nova norma acaba com uma prática comum, de estabelecer todo o valor como indenização (danos morais, prêmios e bonificações, por exemplo) para fugir da tributação da contribuição previdenciária e Imposto de Renda.
A lei traz parâmetros mínimos que deve ser estipulado como verba indenizatória:

Art. 2º O art. 832 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, passa a vigorar acrescido dos seguintes §§ 3º-A e 3º-B:

"Art. 832.......

§ 3º-A. Para os fins do § 3º deste artigo, salvo na hipótese de o pedido da ação limitar-se expressamente ao reconhecimento de verbas de natureza exclusivamente indenizatória, a parcela referente às verbas de natureza remuneratória não poderá ter como base de cálculo valor inferior:

I - ao salário-mínimo, para as competências que integram o vínculo empregatício reconhecido na decisão cognitiva ou homologatória; ou

II - à diferença entre a remuneração reconhecida como devida na decisão cognitiva ou homologatória e a efetivamente paga pelo empregador, cujo valor total referente a cada competência não será inferior ao salário-mínimo.

§ 3º-B Caso haja piso salarial da categoria definido por acordo ou convenção coletiva de trabalho, o seu valor deverá ser utilizado como base de cálculo para os fins do § 3º-A deste artigo.

Portanto, a empresa deve levar em consideração os custos previdenciários que incidirão sobre as verbas rescisórias na hora de fechar um acordo com o trabalhador.




Abandono de emprego, o que fazer?

Abandono de emprego, o que fazer?



O que fazer quando o funcionário abandonar o emprego.



Uma pessoa pode abandonar o emprego por diversos motivos e ninguém está livre desse acontecimento, portanto precisamos ficar atentos o que determina a Legislação.
Conforme o Art. 482 da CLT,constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador:
 i) abandono de emprego;

Dessa forma, o empregador pode demitir o funcionário que abandona o emprego com base nas regras previstas para a modalidade de justa causa que reduz em parte os direitos trabalhistas.
Como regra geral, não se fala em número de faltas, mas em 30 dias consecutivos de ausência do colaborador. Ou seja, o critério de abandono de emprego não se aplica se ele faltar 30 dias ao longo do ano, por exemplo, se não forem ausências sucessivas.

Ônus da prova
É bem verdade que o ônus da prova permanece para fins de aplicação da justa causa mesmo após os 30 dias de ausência, mas dessa forma o empregador melhor se resguarda para evitar contestações.
A motivação do funcionário é especialmente importante, pois a sua ausência intencional, ainda que prolongada, pode vir a ser plenamente justificada posteriormente. Ele pode estar hospitalizado e sem contato no período, como também pode ter sido preso (sem que se entre no mérito da sua culpabilidade), apenas para citar dois exemplos.

Como comunicar o abandono de emprego
Passado o prazo de 30 dias corridos, o empregador deve fazer um comunicado ao empregado, alertando-o que conforme o Art. 482 da CLT pode se caracterizar abandono de emprego, dando um prazo de 10 dias para que compareça a empresa.

Para comprovar que o empregado não tem intenção de retornar, cabe à empresa tomar medidas para notificar o colaborador. Isso pode ser feito de diversas formas, como:
– Telegrama;
– Carta com aviso de recebimento;
– Notificação via cartório;
– Entrega pessoal mediante recibo;
– Edital de convocação publicado em jornais de grande circulação, aceita quando o empregado está em local incerto e não sabido.
 O ideal é que o anúncio em jornal só seja utilizado nos casos em que o funcionário não foi localizado após três tentativas de praxe dos correios para entrega de carta registrada, que é a opção mais segura para a empresa. Nesse cenário, o anúncio é utilizado porque o colaborador se encontra em local incerto e não sabido.
Outra forma segura de notificar o funcionário é via cartório, com comprovante de entrega. Já a comunicação pessoal pode esbarrar na recusa do empregado ou de um familiar seu em assinar recebimento da notificação. E sem essa assinatura, não há prova.

E se o funcionário reaparecer?
É pouco provável que, havendo a clara intenção de abandonar o emprego e cumpridos os 30 dias de faltas contínuas, o empregado reapareça no local de trabalho após ser notificado. Ainda assim, você precisa contar com essa possibilidade.
Se ela ocorrer, antes ou depois da notificação, há quatro caminhos possíveis:
·         Se as faltas no período forem legalmente justificadas, a empresa não pode sequer descontar seu salário e não pode demiti-lo por justa causa;
·         Se ele retornar e alegar circunstâncias excepcionais para a falta, ainda que não legalmente justificadas, também a empresa não pode se valer da justa causa;
·         Se ele retornar sem justificar faltas, pode o empregador, além dos devidos descontos, aplicar alguma medida disciplinar, como advertência e suspensão, mas novamente não pode recorrer à justa causa;
·         Se ele retornar sem justificar faltas, mas manifestar seu interesse em não mais seguir na empresa e pedir demissão, ele perde alguns direitos trabalhistas, como o saque ao FGTS e seguro-desemprego.
O que fica claro é que a justa causa depende da confirmação do abandono de emprego, o que não se materializa se o funcionário retorna ao trabalho, ainda que após ser notificado. Como a área do Direito é dinâmica, entendimentos divergentes podem ser encontrados, mas essa é a regra geral.

O que a empresa deve pagar ao funcionário?
Caso o abandono de emprego se confirme e a rescisão do contrato de trabalho seja realizada, ainda assim a empresa precisa cumprir com algumas obrigações e quitar pendências com o funcionário ausente.
Como essa é uma demissão por justa causa, ele irá perder alguns direitos trabalhistas, não fazendo jus ao aviso prévio, não recebendo o valor relativo à multa de 40% do FGTS, não podendo sacar seu benefício e sendo impedido de receber o seguro-desemprego.
O funcionário tem direito as férias vencidas (caso houver) com o acréscimo do 1/3 constitucional, saldo de salário (ainda que aplicados descontos), salário-família (quando for o caso) e depósito do FGTS mês da Rescisão. Esses são direitos adquiridos e que não podem ser negados.




CAGED – Cadastro Geral de empregados e Desempregados

CAGED – Cadastro Geral de empregados e Desempregados



O Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, instituído pela Lei 4.923/65, registra as admissões, transferências e desligamentos de empregados sob o regime da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho.
Neste Comentário, estamos analisando as regras para a entrega do Caged, em especial para empresas que têm motoristas profissionais em seu quadro de empregados.

1. QUEM DEVE DECLARAR

Todas as empresas que movimentarem empregados regidos pela CLT ou seja, admitirem, transferirem ou desligarem, estão obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao MTb – Ministério do Trabalho, através do Caged.

2. QUEM DEVE SER DECLARADO

Devem ser informados no Caged os seguintes trabalhadores:
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
b) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei 9.601/98;
c) trabalhadores rurais;
d) aprendizes; e
e) trabalhadores temporários, regidos pela Lei 6.019/74.

3. TRANSFERÊNCIA

Podemos definir transferência como a movimentação do empregado, seja entre estabelecimentos da mesma empresa, seja entre empresas do mesmo grupo.
A transferência pode ocorrer dentro do próprio município ou para localidade diversa da residência do empregado.
Somente deve ser informada ao MTb, com o consequente preenchimento do Caged, a transferência em caráter definitivo que implique movimentação do empregado, de um estabelecimento para outro da mesma empresa, ou entre empresas do mesmo grupo econômico.

3.1. TRANSFERÊNCIA PROVISÓRIA OU DE SETOR

Se o empregado vai provisoriamente prestar serviço em estabelecimento diferente daquele em que está registrado, isto não é considerado transferência e, portanto, não há necessidade da comunicação ao MTb.
Também não deve ser comunicada a transferência de setor dentro do próprio estabelecimento.

3.2. FUSÃO, CISÃO, INCORPORAÇÃO OU DESMEMBRAMENTO DA EMPRESA

Nos casos de fusão, cisão, incorporação ou desmembramento da empresa, apesar de não haver, necessariamente, a movimentação do empregado, ocorre uma alteração na estrutura jurídica da empresa que pode determinar a entrega do Caged, na condição de transferência.

4. DESLIGAMENTO

No caso de rescisão do contrato de trabalho, seja ele por prazo determinado, neste incluídos o de experiência e o da Lei 9.601/98, ou indeterminado, a comunicação deve ser feita ao MTb, independentemente da forma como se processe o desligamento.
Assim, no término de contrato, na dispensa com ou sem justa causa, no pedido de demissão, no desligamento por aposentadoria ou por morte, ou na rescisão por culpa recíproca, a comunicação deve ser feita ao MTb.

5. MOTORISTA PROFISSIONAL

A partir de 13-9-2017, o empregador que admitir e desligar motoristas profissionais será obrigado a declarar no Caged os campos denominados:
– Código Exame Toxicológico;
– Data Exame Médico (Dia/Mês/Ano);
– CNPJ do Laboratório;
– UFCRM e CRM relativo às informações do exame toxicológico, após o campo “CEP RESIDÊNCIA TRABALHADOR” dos Registros “C” (movimentação no prazo) e “X” (movimentação fora do prazo), conforme layout Caged.
Os referidos motoristas profissionais devem ser identificados pelas seguintes famílias ocupacionais da CBO – Classificação Brasileira de Ocupações:
a) 7823 – Motoristas de veículos de pequeno e médio porte;
b) 7824 – Motoristas de ônibus urbanos, metropolitanos e rodoviários; e
c) 7825 – Motoristas de veículos de cargas em geral.
Cabe ressaltar que os demais declarantes que não admitirem ou desligarem motoristas profissionais não precisam alterar o layout atual do Caged.

5.1. CBO OBRIGATÓRIOS

As CBO para as quais será obrigatório o preenchimento dos campos relativos ao exame toxicológico são:
a) 782310 – Motorista de furgão ou veículo similar;
b) 782320 – Condutor de ambulância;
c) 782405 – Motorista de ônibus rodoviário;
d) 782410 – Motorista de ônibus urbano;
e) 782415 – Motorista de trólebus;
f) 782510 – Motorista de caminhão (Rotas regionais e internacionais); e
g) 782515 – Motorista operacional de guincho.

5.1.1. Não Obrigatoriedade de Declaração

A ocupação 782505 – Caminhoneiro autônomo (Rotas regionais e internacionais) não deve ser declarada ao Caged por se tratar de ocupação para registros de autônomos.

6. INFORMAÇÕES OMITIDAS OU INCORRETAS

As informações que não estiverem conforme as normas estabelecidas na legislação não serão processadas.
Para esses estabelecimentos, o Caged será considerado como NÃO ENTREGUE até que as mesmas sejam totalmente corrigidas.
A informação omitida e/ou a informação prestada de forma incorreta ao Caged, referentes a meses anteriores ou à competência atual, deverão ser corrigidas por meio do arquivo ACERTO.

6.1. MOTORISTAS PROFISSIONAIS

Ressaltamos que o MTb determina que o preenchimento dos campos relativos ao exame toxicológico será obrigatório nos ACERTOS com competência de movimentação igual ou posterior a março de 2016, conforme Portaria 116 MTPS/2015, vigente desde 2-3-2016.
Caso o empregador não utilize o arquivo gerado pela folha de pagamento para declarar o Caged, este poderá utilizar o ACI – Aplicativo do Caged Informatizado, na opção “Arquivo”/“Abrir”/Selecionar arquivo Caged, após ir em “Movimentações” ou “Acertos”, escolher o registro desejado e preencher os novos campos solicitados.

7. ENVIO DO CAGED

O ACI deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o arquivo do Caged, pelas empresas nas quais tenha ocorrido movimentação de empregados.
O arquivo gerado deve ser enviado ao MTb via internet.
De acordo com a Portaria 1.129 MTE/2014, que veio substituir as disposições da Portaria 768 MTE/2014 por tratar do mesmo assunto, desde 21-9-2014, o Caged não pode ser entregue por meio de disquete.

7.1. FORMAS DE ENVIO

Para enviar declaração do Caged por meio da internet, o estabelecimento pode utilizar uma das seguintes formas:
a) via Caged Web – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (até 1.5 Mb);
b) por meio do programa instalado Caged NET – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (4.5 Mb);
c) por meio do sítio do Analisador Web – desenvolvido para o estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout vigente do Caged;
d) através do FEC – Formulário Eletrônico do Caged – opção de declaração on-line, desenvolvido para o estabelecimento que possui até 36 movimentações no mês de referência.

7.1.1. Motoristas Profissionais

Em relação aos motoristas profissionais, devem ser observadas as seguintes disposições:
a) no Analisador Web (Analisa arquivo gerado pelo sistema folha de pagamento – Necessário alterar layout);
b) ACI (Gerar, Abrir, Alterar ou Analisar arquivo declaração Caged);
c) Transmissor Web (Transmitir arquivo – Necessário analisar ACI);
d) no FEC (gerar até 36 movimentos) no endereço: https://caged.maisemprego.mte.gov.br/portalcaged/.

7.2. COMO OBTER OS PROGRAMAS DO CAGED

O programa do Caged pode ser copiado, gratuitamente, no endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.

7.3. EMPRESAS COM MAIS DE UM ESTABELECIMENTO

As empresas que possuam mais de um estabelecimento deverão remeter ao MTb arquivos específicos a cada estabelecimento que tiver movimentado empregados.

7.4. RECIBO DE ENTREGA

O recibo de entrega é emitido em arquivo PDF imediatamente após a entrega da declaração e no endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.
A empresa deverá preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Código de Recebimento, que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de entrega do Caged pela internet.

7.5. EXTRATO DA MOVIMENTAÇÃO PROCESSADA

O Extrato da Movimentação Processada estará disponível para impressão, na internet, após o dia 20 de cada mês no endereço: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.

8. CERTIFICAÇÃO DIGITAL

A partir de 13-9-2017, é obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP-Brasil, para a transmissão das informações, por todos os estabelecimentos que possuam 10 empregados ou mais no primeiro dia do mês de movimentação.
As informações prestadas fora do prazo deverão ser declaradas obrigatoriamente com a utilização de certificado digital válido.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, tipo e-CNPJ, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser e-CPF ou o e-CNPJ.
A certificação digital tem como função garantir a autenticidade, integridade, segurança e confidencialidade dos dados, uma vez que assegura a identidade e as informações transmitidas por determinado usuário, legitimando o processo.
Na prática, a certificação digital nada mais é do que uma carteira de identidade para o mundo virtual.
A exigência de certificado digital ICP para envio do Caged no prazo legal não se aplica para os estabelecimentos que possuam até 9 trabalhadores, cuja utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.

9. PRAZOS DE ENTREGA

Em regra, as informações relativas ao Caged devem ser transmitidas ao MTb até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados (admissão, demissão ou transferência). Quando o dia 7 não for dia útil, o arquivo gerado deve ser entregue no dia útil imediatamente anterior.
Entretanto, desde 21-9-2014, as informações relativas às admissões também deverão ser prestadas:
a) na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do SD – Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação; e
b) no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado lavrada em ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho.
Para a realização de consulta da situação de trabalhadores no SD, a fim de cumprir o prazo de envio do Caged mencionado na letra “a” anterior, os empregadores devem acessar o endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/, consultar no Menu “TRABALHADOR”, clicar na aba “Seguro-Desemprego”, e em seguida em “Consultas”, onde aparecerá uma tela de “Consulta de Habilitação do Seguro-Desemprego”, devendo ser utilizado o número do PIS/Pasep para a realização da pesquisa.
Cabe ressaltar, que as informações prestadas nos prazos citados nas letras “a” e “b” anteriores suprirão o envio do Caged ao MTb até o dia 7 do mês subsequente à movimentação, relativamente às admissões informadas.





Procedimentos que devem ser observados para o registro dos empregados

Procedimentos que devem ser observados para o registro dos empregados

Procedimentos que devem ser observados para o registro dos empregados


O registro de empregados é um dos meios utilizados para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema informatizado.
Neste Comentário, vamos abordar quais os procedimentos que a empresa deve adotar para registrar seus empregados.

1. OBRIGATORIEDADE

As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livro, fichas próprios ou sistema eletrônico.
Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.

1.1. EQUIPARAÇÃO

A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral.

1.2. EMPREGADOS DOMÉSTICOS

Aqueles que admitirem empregados domésticos, assim considerados os que prestam serviços de forma contínua, subordinada, onerosa e pessoal e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, por mais de 2 dias por semana, estarão excluídos do cumprimento desta obrigação.
A exclusão de registro no livro ou ficha não exime o empregador doméstico da obrigatoriedade de proceder às anotações respectivas na CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado doméstico.

1.3. ESTAGIÁRIOS

As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício.

1.4. DIRETORES NOMEADOS

Os diretores que forem nomeados por assembléia de Sociedade Anônima, vindo a ter poder de gestão, ficam excluídos de constarem no registro de empregados, por não haver vínculo empregatício entre eles e a empresa.

1.5. TRABALHADOR TEMPORÁRIO

O trabalhador temporário, que é aquele que presta serviço com finalidade de atender à necessidade de substituição transitória de pessoal permanente ou à demanda complementar de serviços de uma empresa tomadora de serviços, não é regido pela CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, não tendo, portanto, de ser registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporário, tampouco no da empresa tomadora dos serviços. As condições de seu contrato de trabalho serão anotadas na CTPS.

1.6. LEI 9.601

Os empregados contratados por prazo determinado com base na Lei 9.601/98 devem ser obrigatoriamente registrados pela empresa.

2. LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS

Desde 20-6-2001, não há a obrigatoriedade da autenticação do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuação.
Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.

3. REQUISITOS MÍNIMOS

O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis:
a) nome do empregado;
b) data de nascimento;
c) filiação;
d) nacionalidade e naturalidade;
e) número e série da CTPS;
f) número de identificação do cadastro no PIS – Programa de Integração Social ou no Pasep – Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público;
g) data de admissão;
h) cargo e função;
i) remuneração;
j) jornada de trabalho;
l) férias; e
m) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a numeração sequencial por estabelecimento.

3.1. MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE

As ME – Microempresas e as EPP – Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados, exceto com relação à anotação das férias.
Quando for constatada infração por falta de registro de empregado nas referidas empresas, não será observado o critério de dupla visita para lavratura de auto de infração.

3.2. DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação.
Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a CTPS.
Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF – Cadastro de Pessoa Física, Registro Geral, Registro Profissional, dentre outros.
A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias.
Cabe ressaltar que o MTb – Ministério do Trabalho proíbe que o empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente: certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.

3.3. SERVIÇO EXTERNO

No caso de empregado que exerce atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, tal condição deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotação poderá ser feita no espaço destinado a observações.

4. CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO

O MTb determina que o empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/Pasep, horário de trabalho e cargo ou função.
No caso de fiscalização, a exibição dos documentos sujeitos à centralização deverá ser feita no prazo de 2 a 8 dias, a critério do AFT – Auditor Fiscal do Trabalho.

4.1. TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO

No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência.
Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro.

5. ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS

Quando se esgotarem os espaços para anotações na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de continuação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou.
Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, consequentemente, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários para os casos em que a empresa adote controle único centralizado.

5.1. MUDANÇA DE SISTEMA

A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema.
Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração sequencial.

6. READMISSÃO

A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.

7. OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO

A legislação determinava que o registro de empregados devia permanecer nos locais de trabalho para ser exibido aos encarregados da fiscalização, quando solicitado. Contudo, essa exigência deixou de prevalecer, tendo em vista a possibilidade de o empregador centralizar o registro de empregados, conforme analisado no item 4 anterior.

7.1. LOCAL DE TRABALHO

Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.

7.2. PRESTADORES DE SERVIÇO

O registro de empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/Pasep, horário de trabalho e cargo ou função.

7.3. EXTRAVIO

A SRTb-RJ – Superintendência Regional de Trabalho  do Estado do Rio de Janeiro orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas deve ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão.

8. SISTEMA INFORMATIZADO

A empresa pode optar pelo registro de empregados através de sistema informatizado.
O empregador que adotar o sistema informatizado deve observar os procedimentos analisados no item 3 anterior.

8.1. FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA

O sistema informatizado deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
As informações e os relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

8.1.1. Período a Ser Fiscalizado

O sistema deve possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 meses.
As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 a 8 dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do AFT.

8.2. SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

Optando pelo sistema informatizado, o empregador deve garantir a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obrigando-se a:
a) manter registro individual em relação a cada empregado;
b) manter registro original individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
c) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético.

9. FISCALIZAÇÃO CONJUNTA

Como existe campo de ação comum entre o Ministério do Trabalho e o da Previdência Social, especialmente no confronto entre a presença física dos empregados nas dependências da empresa e o seu respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ação conjunta para visita e inspeção às empresas.

10. GUARDA DE DOCUMENTOS

É aconselhável que o registro de empregados seja conservado por prazo indeterminado, pois esse documento é de incontestável valor para efeito de comprovação de vínculo empregatício e remunerações dos empregados ou ex-empregados, para fins de obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo de contribuição, uma vez que é meio para inclusão, alteração, ratificação e exclusão de dados no CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais.

11. PENALIDADES

O empregador que mantiver empregado não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
Esta infração constitui exceção ao critério da dupla visita.
Na hipótese de não serem informados os dados a seguir, o empregador ficará sujeito à multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado:
a) qualificação civil ou profissional;
b) admissão no emprego;
c) duração e efetividade do trabalho;
d) férias;
e) acidentes; e
f) demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.  
Quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 por empregado não registrado.