O registro de empregados é um dos meios utilizados para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema informatizado.
Neste Comentário, vamos abordar quais os procedimentos que a empresa deve adotar para registrar seus empregados.
1. OBRIGATORIEDADE
As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livro, fichas próprios ou sistema eletrônico.
Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.
1.1. EQUIPARAÇÃO
A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral.
1.2. EMPREGADOS DOMÉSTICOS
Aqueles que admitirem empregados domésticos, assim considerados os que prestam serviços de forma contínua, subordinada, onerosa e pessoal e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, por mais de 2 dias por semana, estarão excluídos do cumprimento desta obrigação.
A exclusão de registro no livro ou ficha não exime o empregador doméstico da obrigatoriedade de proceder às anotações respectivas na CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado doméstico.
1.3. ESTAGIÁRIOS
As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício.
1.4. DIRETORES NOMEADOS
Os diretores que forem nomeados por assembléia de Sociedade Anônima, vindo a ter poder de gestão, ficam excluídos de constarem no registro de empregados, por não haver vínculo empregatício entre eles e a empresa.
1.5. TRABALHADOR TEMPORÁRIO
O trabalhador temporário, que é aquele que presta serviço com finalidade de atender à necessidade de substituição transitória de pessoal permanente ou à demanda complementar de serviços de uma empresa tomadora de serviços, não é regido pela CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, não tendo, portanto, de ser registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporário, tampouco no da empresa tomadora dos serviços. As condições de seu contrato de trabalho serão anotadas na CTPS.
1.6. LEI 9.601
Os empregados contratados por prazo determinado com base na Lei 9.601/98 devem ser obrigatoriamente registrados pela empresa.
2. LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS
Desde 20-6-2001, não há a obrigatoriedade da autenticação do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuação.
Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.
3. REQUISITOS MÍNIMOS
O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis:
a) nome do empregado;
b) data de nascimento;
c) filiação;
d) nacionalidade e naturalidade;
e) número e série da CTPS;
f) número de identificação do cadastro no PIS – Programa de Integração Social ou no Pasep – Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público;
g) data de admissão;
h) cargo e função;
i) remuneração;
j) jornada de trabalho;
l) férias; e
m) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a numeração sequencial por estabelecimento.
3.1. MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
As ME – Microempresas e as EPP – Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados, exceto com relação à anotação das férias.
Quando for constatada infração por falta de registro de empregado nas referidas empresas, não será observado o critério de dupla visita para lavratura de auto de infração.
3.2. DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação.
Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a CTPS.
Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF – Cadastro de Pessoa Física, Registro Geral, Registro Profissional, dentre outros.
A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias.
Cabe ressaltar que o MTb – Ministério do Trabalho proíbe que o empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente: certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
3.3. SERVIÇO EXTERNO
No caso de empregado que exerce atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, tal condição deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotação poderá ser feita no espaço destinado a observações.
4. CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO
O MTb determina que o empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/Pasep, horário de trabalho e cargo ou função.
No caso de fiscalização, a exibição dos documentos sujeitos à centralização deverá ser feita no prazo de 2 a 8 dias, a critério do AFT – Auditor Fiscal do Trabalho.
4.1. TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO
No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência.
Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro.
5. ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS
Quando se esgotarem os espaços para anotações na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de continuação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou.
Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, consequentemente, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários para os casos em que a empresa adote controle único centralizado.
5.1. MUDANÇA DE SISTEMA
A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema.
Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração sequencial.
6. READMISSÃO
A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.
7. OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO
A legislação determinava que o registro de empregados devia permanecer nos locais de trabalho para ser exibido aos encarregados da fiscalização, quando solicitado. Contudo, essa exigência deixou de prevalecer, tendo em vista a possibilidade de o empregador centralizar o registro de empregados, conforme analisado no item 4 anterior.
7.1. LOCAL DE TRABALHO
Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.
7.2. PRESTADORES DE SERVIÇO
O registro de empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/Pasep, horário de trabalho e cargo ou função.
7.3. EXTRAVIO
A SRTb-RJ – Superintendência Regional de Trabalho do Estado do Rio de Janeiro orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas deve ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão.
8. SISTEMA INFORMATIZADO
A empresa pode optar pelo registro de empregados através de sistema informatizado.
O empregador que adotar o sistema informatizado deve observar os procedimentos analisados no item 3 anterior.
8.1. FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA
O sistema informatizado deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
As informações e os relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
8.1.1. Período a Ser Fiscalizado
O sistema deve possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 meses.
As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 a 8 dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do AFT.
8.2. SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES
Optando pelo sistema informatizado, o empregador deve garantir a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obrigando-se a:
a) manter registro individual em relação a cada empregado;
b) manter registro original individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
c) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético.
9. FISCALIZAÇÃO CONJUNTA
Como existe campo de ação comum entre o Ministério do Trabalho e o da Previdência Social, especialmente no confronto entre a presença física dos empregados nas dependências da empresa e o seu respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ação conjunta para visita e inspeção às empresas.
10. GUARDA DE DOCUMENTOS
É aconselhável que o registro de empregados seja conservado por prazo indeterminado, pois esse documento é de incontestável valor para efeito de comprovação de vínculo empregatício e remunerações dos empregados ou ex-empregados, para fins de obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo de contribuição, uma vez que é meio para inclusão, alteração, ratificação e exclusão de dados no CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais.
11. PENALIDADES
O empregador que mantiver empregado não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
Esta infração constitui exceção ao critério da dupla visita.
Na hipótese de não serem informados os dados a seguir, o empregador ficará sujeito à multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado:
a) qualificação civil ou profissional;
b) admissão no emprego;
c) duração e efetividade do trabalho;
d) férias;
e) acidentes; e
f) demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 por empregado não registrado.
