Neste Comentário, estamos analisando as regras para a entrega do Caged, em especial para empresas que têm motoristas profissionais em seu quadro de empregados.
1. QUEM DEVE DECLARAR
Todas as empresas que movimentarem empregados regidos pela CLT ou seja, admitirem, transferirem ou desligarem, estão obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao MTb – Ministério do Trabalho, através do Caged.
2. QUEM DEVE SER DECLARADO
Devem ser informados no Caged os seguintes trabalhadores:
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
b) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei 9.601/98;
c) trabalhadores rurais;
d) aprendizes; e
e) trabalhadores temporários, regidos pela Lei 6.019/74.
3. TRANSFERÊNCIA
Podemos definir transferência como a movimentação do empregado, seja entre estabelecimentos da mesma empresa, seja entre empresas do mesmo grupo.
A transferência pode ocorrer dentro do próprio município ou para localidade diversa da residência do empregado.
Somente deve ser informada ao MTb, com o consequente preenchimento do Caged, a transferência em caráter definitivo que implique movimentação do empregado, de um estabelecimento para outro da mesma empresa, ou entre empresas do mesmo grupo econômico.
3.1. TRANSFERÊNCIA PROVISÓRIA OU DE SETOR
Se o empregado vai provisoriamente prestar serviço em estabelecimento diferente daquele em que está registrado, isto não é considerado transferência e, portanto, não há necessidade da comunicação ao MTb.
Também não deve ser comunicada a transferência de setor dentro do próprio estabelecimento.
3.2. FUSÃO, CISÃO, INCORPORAÇÃO OU DESMEMBRAMENTO DA EMPRESA
Nos casos de fusão, cisão, incorporação ou desmembramento da empresa, apesar de não haver, necessariamente, a movimentação do empregado, ocorre uma alteração na estrutura jurídica da empresa que pode determinar a entrega do Caged, na condição de transferência.
4. DESLIGAMENTO
No caso de rescisão do contrato de trabalho, seja ele por prazo determinado, neste incluídos o de experiência e o da Lei 9.601/98, ou indeterminado, a comunicação deve ser feita ao MTb, independentemente da forma como se processe o desligamento.
Assim, no término de contrato, na dispensa com ou sem justa causa, no pedido de demissão, no desligamento por aposentadoria ou por morte, ou na rescisão por culpa recíproca, a comunicação deve ser feita ao MTb.
5. MOTORISTA PROFISSIONAL
A partir de 13-9-2017, o empregador que admitir e desligar motoristas profissionais será obrigado a declarar no Caged os campos denominados:
– Código Exame Toxicológico;
– Data Exame Médico (Dia/Mês/Ano);
– CNPJ do Laboratório;
– UFCRM e CRM relativo às informações do exame toxicológico, após o campo “CEP RESIDÊNCIA TRABALHADOR” dos Registros “C” (movimentação no prazo) e “X” (movimentação fora do prazo), conforme layout Caged.
Os referidos motoristas profissionais devem ser identificados pelas seguintes famílias ocupacionais da CBO – Classificação Brasileira de Ocupações:
a) 7823 – Motoristas de veículos de pequeno e médio porte;
b) 7824 – Motoristas de ônibus urbanos, metropolitanos e rodoviários; e
c) 7825 – Motoristas de veículos de cargas em geral.
Cabe ressaltar que os demais declarantes que não admitirem ou desligarem motoristas profissionais não precisam alterar o layout atual do Caged.
5.1. CBO OBRIGATÓRIOS
As CBO para as quais será obrigatório o preenchimento dos campos relativos ao exame toxicológico são:
a) 782310 – Motorista de furgão ou veículo similar;
b) 782320 – Condutor de ambulância;
c) 782405 – Motorista de ônibus rodoviário;
d) 782410 – Motorista de ônibus urbano;
e) 782415 – Motorista de trólebus;
f) 782510 – Motorista de caminhão (Rotas regionais e internacionais); e
g) 782515 – Motorista operacional de guincho.
5.1.1. Não Obrigatoriedade de Declaração
A ocupação 782505 – Caminhoneiro autônomo (Rotas regionais e internacionais) não deve ser declarada ao Caged por se tratar de ocupação para registros de autônomos.
6. INFORMAÇÕES OMITIDAS OU INCORRETAS
As informações que não estiverem conforme as normas estabelecidas na legislação não serão processadas.
Para esses estabelecimentos, o Caged será considerado como NÃO ENTREGUE até que as mesmas sejam totalmente corrigidas.
A informação omitida e/ou a informação prestada de forma incorreta ao Caged, referentes a meses anteriores ou à competência atual, deverão ser corrigidas por meio do arquivo ACERTO.
6.1. MOTORISTAS PROFISSIONAIS
Ressaltamos que o MTb determina que o preenchimento dos campos relativos ao exame toxicológico será obrigatório nos ACERTOS com competência de movimentação igual ou posterior a março de 2016, conforme Portaria 116 MTPS/2015, vigente desde 2-3-2016.
Caso o empregador não utilize o arquivo gerado pela folha de pagamento para declarar o Caged, este poderá utilizar o ACI – Aplicativo do Caged Informatizado, na opção “Arquivo”/“Abrir”/Selecionar arquivo Caged, após ir em “Movimentações” ou “Acertos”, escolher o registro desejado e preencher os novos campos solicitados.
7. ENVIO DO CAGED
O ACI deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o arquivo do Caged, pelas empresas nas quais tenha ocorrido movimentação de empregados.
O arquivo gerado deve ser enviado ao MTb via internet.
De acordo com a Portaria 1.129 MTE/2014, que veio substituir as disposições da Portaria 768 MTE/2014 por tratar do mesmo assunto, desde 21-9-2014, o Caged não pode ser entregue por meio de disquete.
7.1. FORMAS DE ENVIO
Para enviar declaração do Caged por meio da internet, o estabelecimento pode utilizar uma das seguintes formas:
a) via Caged Web – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (até 1.5 Mb);
b) por meio do programa instalado Caged NET – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (4.5 Mb);
c) por meio do sítio do Analisador Web – desenvolvido para o estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout vigente do Caged;
d) através do FEC – Formulário Eletrônico do Caged – opção de declaração on-line, desenvolvido para o estabelecimento que possui até 36 movimentações no mês de referência.
7.1.1. Motoristas Profissionais
Em relação aos motoristas profissionais, devem ser observadas as seguintes disposições:
a) no Analisador Web (Analisa arquivo gerado pelo sistema folha de pagamento – Necessário alterar layout);
b) ACI (Gerar, Abrir, Alterar ou Analisar arquivo declaração Caged);
c) Transmissor Web (Transmitir arquivo – Necessário analisar ACI);
d) no FEC (gerar até 36 movimentos) no endereço: https://caged.maisemprego.mte.gov.br/portalcaged/.
7.2. COMO OBTER OS PROGRAMAS DO CAGED
O programa do Caged pode ser copiado, gratuitamente, no endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.
7.3. EMPRESAS COM MAIS DE UM ESTABELECIMENTO
As empresas que possuam mais de um estabelecimento deverão remeter ao MTb arquivos específicos a cada estabelecimento que tiver movimentado empregados.
7.4. RECIBO DE ENTREGA
O recibo de entrega é emitido em arquivo PDF imediatamente após a entrega da declaração e no endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.
A empresa deverá preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Código de Recebimento, que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de entrega do Caged pela internet.
7.5. EXTRATO DA MOVIMENTAÇÃO PROCESSADA
O Extrato da Movimentação Processada estará disponível para impressão, na internet, após o dia 20 de cada mês no endereço: http://trabalho.gov.br/trabalhador-caged.
8. CERTIFICAÇÃO DIGITAL
A partir de 13-9-2017, é obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP-Brasil, para a transmissão das informações, por todos os estabelecimentos que possuam 10 empregados ou mais no primeiro dia do mês de movimentação.
As informações prestadas fora do prazo deverão ser declaradas obrigatoriamente com a utilização de certificado digital válido.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, tipo e-CNPJ, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser e-CPF ou o e-CNPJ.
A certificação digital tem como função garantir a autenticidade, integridade, segurança e confidencialidade dos dados, uma vez que assegura a identidade e as informações transmitidas por determinado usuário, legitimando o processo.
Na prática, a certificação digital nada mais é do que uma carteira de identidade para o mundo virtual.
A exigência de certificado digital ICP para envio do Caged no prazo legal não se aplica para os estabelecimentos que possuam até 9 trabalhadores, cuja utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
9. PRAZOS DE ENTREGA
Em regra, as informações relativas ao Caged devem ser transmitidas ao MTb até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados (admissão, demissão ou transferência). Quando o dia 7 não for dia útil, o arquivo gerado deve ser entregue no dia útil imediatamente anterior.
Entretanto, desde 21-9-2014, as informações relativas às admissões também deverão ser prestadas:
a) na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do SD – Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação; e
b) no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado lavrada em ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho.
Para a realização de consulta da situação de trabalhadores no SD, a fim de cumprir o prazo de envio do Caged mencionado na letra “a” anterior, os empregadores devem acessar o endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/, consultar no Menu “TRABALHADOR”, clicar na aba “Seguro-Desemprego”, e em seguida em “Consultas”, onde aparecerá uma tela de “Consulta de Habilitação do Seguro-Desemprego”, devendo ser utilizado o número do PIS/Pasep para a realização da pesquisa.
Cabe ressaltar, que as informações prestadas nos prazos citados nas letras “a” e “b” anteriores suprirão o envio do Caged ao MTb até o dia 7 do mês subsequente à movimentação, relativamente às admissões informadas.
